协同办公的陷阱:无所事事的忙碌

2021-03-22 13:18:00
刘金亮
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摘要:研究发现,在接收研究的28个组织中,有五分之一显示非常繁忙,可是产出却不高。而且在跟踪调查中发现,这些“显得繁忙”的组织中很多员工都非常“积极上进”,总是参加各种会议、接电话、凝视屏幕。但是很少看到他们具体完成了什么任务。

尽管他看起来很忙,但其实是在“玩弄系统”。


在现在这份工作之前,我有十年的一线客户实施与咨询经验,服务过几十家客户,这些客户大多规模都比较大。


在客户现场服务的时候,我发现了一个现象,我戏称为“ 玩弄系统”。


什么是“玩弄系统”呢?


简单点说就是使用公司的系统做其他事情,或者干脆没有做事情。比如上班的时候炒股、用聊天工具闲聊、逛电商、逛新闻网站或者贴吧。有一些甚至在做思想的“布朗运动”,任由自己胡思乱想,在精神世界放飞自我。


1

 霍特国际商学院的研究


英国霍特国际商学院的阿什里奇(Ashridge)进行的一项生产力研究调查,在经过了运输,卫生,政府和慈善部门的28个组织中的员工工作效率统计研究后,发现欧盟国家每员工每天耗费在“闲逛”的时间为90分钟。


研究发现,在接收研究的28个组织中,有五分之一显示非常繁忙,可是产出却不高。而且在跟踪调查中发现,这些“显得繁忙”的组织中很多员工都非常“积极上进”,总是参加各种会议、接电话、凝视屏幕。但是很少看到他们具体完成了什么任务。


这些人使用这种简单的工作填满了工作时间,而且只是表面上显示出了对公司的忠诚和态度的积极,实际上却没有明确的工作目标。


更为可怕的是,对于这部分人的自私表现,你很难获取证据。这些公司大多有完善的管理系统,也有先进的协同工具,可是通过IT技术展现的数据表明,这些人都是“优秀员工”。可是,实际上的产出证明,他们不是优秀员工。


2

 人多不一定力量大


我个人的见闻,以及上面霍特国际商学院的研究都表明,一个群体的协同不能简单的用1+1=2来衡量。


随着员工数量的增多,责任的分散,人多就未必力量大了。


帕金森法则中讲到,雇用的人越多,工作的效率就越低。


我记得几年前给某国内排名前100的大型民营企业做数据仓库实施,有一天公司中高层领导开会,我作为顾问列席参加。


整个会议过程都异常安静,基本是两三个大领导在讲话,下面的人鸦雀无声仿佛睡着了。直到HR副总要讨论新的考勤制度时,大家才 一下子活跃起来,开始踊跃发言。


开始我以为是大家关心切身利益。听到最后,发现都是一些无关痛痒的讨论,并没有关乎什么利益。


后来我才明白,中层领导们在大的决策、大的事情上不敢也不愿意发表看法,他们不愿意承担任何责任。可是又需要表现自己的积极,所以就会在这种小事上下功夫。


后来我又参加了几次该企业的中高层会议,无不如是。


就在2019,该公司几近破产。


为什么?


公司不景气最主要的是所处行业本身不景气,不过每个行业都有起伏。之所以遇到困难挺不过去,根本原因还是出在协同。


该公司每年IT投入巨大,各项系统先进而且完备。可惜出现了大量的“玩弄系统”的员工,再加上基层领导不敢承担责任、谨小慎微,明明发现了公司绩效考核、人才评估等方面问题巨大,但是大家都想保住位置,进而丧失主动进行管理升级的机会。


可以说,这家公司 只敬衣衫不敬人


把系统买过来,却忽视了管理和企业文化建设。


3

 任何低效都源于目标不明确


“一切低效率,都源于目标不明确”,这是德鲁克说的。


我以前的工作是做BI(商务智能)实施和咨询的,主要服务客户就是公司高管。当我调研的时候,我会让他们通俗的向我介绍公司未来三到五年的战略,结果有好多公司不同高管给出的答案差异巨大。


这些公司有自己的愿景、有文化口号、有战略设计。大家说的同一套话;真正做事,却又做不一样的事。


如果在高层的目标就已经不明确,到了中层、到了基层,就会出现大幅的战略摇摆。同一个产品,两个部门都想做,甚至还有第三个部门偷偷做,可是这几个部门的主力产品又没有达到市场一流。诸如此类,都是目标不明确。


目标的明确、层层分解,具体到每个团队,具体到具体的deadline,这些都是管理的问题。


如果在管理上没有解决好目标问题,再好的信息系统也没有用。

协同办公,要想减少甚至杜绝“玩弄”系统的现象,管理水平一定要跟上。我在前面的文章已经介绍,协同能力矩阵,IT系统是 最不重要的。


4

 协同应回归管理的本质 


很多公司高层喜欢按照软件公司讲给他们的方式,来对待自己。软件公司说ERP、OA,公司也这么分。


其实并不是,客户应该多思考自己的业务本身,有些时候其实不需要多一套系统的。


同样地,如今各种远程办公、视频会议工具广告满天飞的时代,企业更应该首先思考管理。管理系统肯定是先有管理,而不是先把工具给自己套上。


明明有些企业语音会议就够了,为什么去买一个 带美颜效果的视频会议服务呢?


协同,是以管理、文化驱动,以各种规则、培训为手段,辅助IT系统,最终让大家有明确目标去工作。


协同,如果只有系统的堆砌,很可能把一些“大白兔”员工,评价为优秀员工。


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