你的企业审批让人有多难受?

2021-08-06 15:00:00
佘若兰
原创 2548

工作时间久了,大家总会接触到各种各样的审批单子。今天咱们就来聊聊关于审批的那些事儿。

你的企业审批让人有多难受?

老板交给小汪一个任务,让他一个月内 开发出一款新的手机 A PP,可公司目前的服务器负载过大,要想在指定时间内完成开发,就必须要买一批新的服务器。于是小汪准备填写一张采购申请单。殊不知,他的 噩梦也就此开始 ……


审批

小汪打开了公司系统,填完采购申请单一看, 好家伙, 6个审批人。

包括部门经理、部门总监、财务 B P(业务伙伴)、总经理、副总裁、采购员。

采购还需副总裁审批?

摸不着头脑的小汪拉了四五个群才找到对标的采购员,得知这是由部门制定的流程,超过 40万的电子类产品确实需副总裁审批。

没办法,只能一个个催了,可老板们日理万机,审批快的要半天,慢的得一两天。催紧了又要挨骂。


询比价

5天 后,审批终于下来了,可麻烦事儿又来了。

因为之前从未采购过同类服务器,采购员需要经财务和总监审批后做询比价单,再做寻源流程。

这一等,又是 5天

好不容易要定标了。

得,又得采购总监来审批

审批又耗时 1天


合同审批

定标后,小汪拟好合同,又被告知要等法务部审核盖章后,才能把合同给供应商。

好嘛,还得等人建个合同审批单。

在审批人中又看到了那几个熟悉的面孔。

小汪不解,为什么前面老板们都批过一遍了,还要再批一遍?

对方回答:“之前批的是采购申请,属于采购行为确认。这里批的是合同,属于法务风险确认,审计就是这样要求的,要尽量规避风险。”

于是,又花了 6天 时间。


预付款申请单

供应商拿到合同后,要求先付款再发货。

这意味着小汪又得在系统里填单子 ——预付款申请单。

还是那几个熟悉的面孔。

这一催,又是 6天


固资入库和领用单

终于供应商说发货了,小汪内心激动地等着服务器到来。

结果 2天 了也没动静。

一问才知道,原来服务器属于固定资产,已经被相关管理员收了,要想拿到,还得填固资入库单和领用单。

小汪欲哭无泪,填完单子,批下来,又是 2

等小汪拿到这 10台服务器,已经离提交采购时间过去了27天,而离老板交代的一个月开发时间,只剩3天……


看完这个故事,过程可能有些夸张,但也可能真实发生。 我们 每个人 在工作中,或多或少的都 经历 这种反反复复的审批 尤其领导层,层级越高,审批工作越多,到后面可能 “盲批”。 这样的审批流程和流程管理的初衷相违背, 风险 没有减少 ,反而增加了。


如果我们分析一下这个故事,就会发现这些现象其实在企业管理中经常出现:


1.  各部门各自为政,没有端到端的流程规划

有些公司不同部门根据自身要求设定各自的审批流程,即使是同一种情况,在不同部门也会出现不同的审批流程,同层级领导有着多种审批权限,导致审批反复、繁杂。另外,即便有着完整端到端业务流程的部门(比如采购、财务),由于设置了重叠性较高的审批流程(小汪反复填单子,领导反复批),也会导致企业出现审批流程不统一、复杂、反复审批等问题。


2.  以不信任的态度处理事情

过多的审批有时体现的是对于员工的不信任,严格控制员工产生的每一笔费用支出,用高级领导来震慑那些想钻空子、挖墙脚的人。这就犯了一个 杀敌八百,自损一千的错误。为了震慑 1%的坏人而拖累了99%的好人。


3.  签字画押,领导负责制

每个部门设置重复性较强的审批过程,每个节点都需要申请人的各层级的上级审批一遍,这样做的深层原因,可能是为了让每个节点的人签字画押,来承担责任,这样一切风险和问题由领导负责,万一出现风险,责任始终都在申请人的部门,进而 “锅”留在申请人的部门。


聊到这里,不难发现,这个故事中的各个现象或多或少都存在我们的企业中,有的可能会阻碍企业发展。那企业如何设置一个既能把控风险又不繁琐的审批流程?下一篇文章,我们再一起讨论。

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