注意这几点,你的审批流程既能规避风险又足够简洁

2021-08-11 09:00:00
佘若兰
原创 4724

上一篇文章 ,我们提到了审批流程中经常出现的现象。大家可以去看看有没有同样令你感到头疼的地方?

那么本篇来聊聊,如何设计一个即可规避风险,又能简化流程,不重复审批的流程? 小编给大家整理了以下几点:


1. 尽可能的审批前置

尽量要将 重要 审批人的角色前置。这是减少审批流程总长度的关键点。 比如上一篇文章里,小汪的审批走了一个月的例子,审批流程中其实只有采购申请阶段是必要的,因为这时是领导对这笔费用的确认,领导批了说明已经允许了这笔采购费用发生,所以在采购执行中并不需要、也不应该由领导进行多次审批。

 

2.  给予 员工 一定 的权限

虽然每个环节都设置过多的审批流程的出发点是为了规避各种各样的风险,但若将权力下沉,实际上能减少浪费,提高工作效率。比如,在审批的过程中,可以省略中间审批人强制审批动作,仅有收尾两个业务审批人审批即可,尽量将授权下沉。


3.  术业专攻,各司其职

在专业节点,比如合同审核、财务付款阶段中,不应该增加过多的业务领导进行审批。因为前期领导已经确认过费用可发生,合同审核只需要对合同的合规合理合法性进行判断,而财务也仅需要对供应商寄送发票进行核实验真等相关工作,这些动作都不应由业务领导过度审批。


4. 将预算精细化管理

精细化预算管理可以 大幅度 减少执行阶段费用支出的审批节点数量。 除了企业日常运营费用支出可以走部门预算外,企业还可以 通过项目类型预算来控制费用支出。项目中反复的费用和采购支出就可以由项目经理、项目总监和财务 BP共同控制。这样可以将费用执行阶段的审批前置到预算审核阶段,减少后期反复审批。

 

5. 调整好企业的 组织架构

由于公司业务发展快、部门调整频繁,导致企业的审批过程频繁调整,于是不少公司就对不同业务、不同部门设置了各种针对性的审批流程。这就导致了在不同的环节、系统中都需要配置大量的流程,审批矩阵得不到统一。这不仅给系统管理造成非常大的困难,更严重的是企业无法统一管控,无论员工还是领导都无法说清企业的整体审批规则,给公司合理合规管理带来巨大挑战。

针对这种情况,在已有组织的基础上, 企业应该尽量简化组织架构,从上到下清晰地划分部门级别, 什么样的 部门级别 有着什么样 的审批权限。 在部门新增时,要制定清晰的部门升级规则,规定好部门新增或升级时相关部门的相关工作,确保部门调整能够满足快速变化的业务需求。


6. 系统上的 2 个小 T i ps

(1) 留存审批历史记录

当然,精简审批节点也需要以合理合规为前提,符合公司的审计要求。通常保存审批历史记录是审计硬性要求。因此在系统设计搭建时,必须将每一个审批动作清晰地记录在系统中,以确保流程可追溯。


(2) 引入 BPM 或者全协同管理软件

可以点对点解决审批问题的 BPM(流程管理系统)当然是个选择,但相比于单一的BPM,直接落地适用于所有部门工作流程的全协同管理软件可能是更好的选项。 ZDOO全协同管理软件,全数据、全人员、全流程管理。所有应用数据互通透明,相互连接,能避免在各种环节时,需要在不同系统中操作搭建,让流程统一和审批节点精简事半功倍。

我们在审批流程设计中,注意前面提到的几点,加上这样的全协同软件的辅助管理,可以让 各流程之间相互协调,相互衔接,信息得以及时共享,提高整个业务流程运行的成本效率。

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