2021 中国企业协同办公十大趋势及效率测评

2021-09-09 09:30:00
石墨文档
来源:
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2021 年,全球企业纷纷切换到了后疫情时代的办公新模式。 经过多年的协同办公服务和经验积累,石墨文档在 2020 年发现: 协同办公已经成为了一种不可逆的办公趋势 ,同时整合多方资源,提升团队的协同效率变成了企业管理者在 2021 年一个重要的运营战略目标。


但是究竟什么样的协同办公形态最适合企业自身呢?CEO 如何在数字化转型中,制定可高效执行的协同管理战略和办公效率目标呢?石墨文档为此从协同工具、团队协作、协同管理、融合效率、数据安全等多个维度,为企业提供了  10 个协同办公未来趋势的发展建议



趋势 01

协作文档、即时通讯、视频会议

将成为协同办公的三大基础平台


文字、语音、视频图像作为企业协作办公信息沟通的三大基本元素,他们的传递构成了组织的协同,而围绕这 3 个元素的协同平台使用效率,决定了组织整体的协同办公效率。协作文档平台用于内容的同步;即时通讯工具用于实时文字与语音交流;视频会议用于远程实时的面对面沟通。他们分别消除了文字、语音、视频图像层面的沟通鸿沟,成为企业实现协同办公模式必不可少的三大基础工具平台, 解决了传统办公场景经常会遇到的跨时间、跨地域、跨组织的协同挑战



趋势 02

协同办公作为不可逆的形态,

将大幅提升职场人群的办公技能和效率


2020 年, 大多数企业主动或被动地经历了远程办公,这极大增强了协同办公在大众视野中的认可度与接纳度。


当企业逐渐适应线上协同这种更为高效的办公方式,便很难回到之前的办公模式 。一是因为多地域分布、跨时间沟通的协同办公模式已逐渐成为主流,企业必须随之提升相应软硬件环境,适应远程办公带来的全新挑战;二是因为组织内的员工已适应在线协同和被动提升的办公技能与效率理念,难以再忍受以往较为低效的传统办公模式。



趋势 03

办公平板将成为真正的

拥有丰富生态的协作生产力工具


相比于早期平板电脑,目前的办公平板由于键盘+手写笔的配套以及即时通讯、视频会议等移动端办公软件的生态丰富,已经 逐渐可以替代台式机甚至笔记本,胜任大部分日常办公工作 。同时平板的优势帮助用户摆脱传统 PC 的场所束缚及手机屏幕的尺寸限制,越来越多的创作者开始选择 5G 平板随时随地办公和自由创作,并在诸多移动办公场景下,平板将成为新一代拥有丰富生态的协作生产力工具。



趋势 04

连接、开放、融合和安全将成为

企业协同软件选型的四个维度


当前很多企业都会使用不同的 SaaS 工具和本地软件,尤其大中型企业会同时使用超过十几种工具或软件,且不同部门有各自的使用习惯。当企业达到一定的分布式规模,这些软件的 连接性、开放性、融合性和安全性 就成为 IT 负责人需要不断地去统一规划和融合,从而 形成一体化的办公工具平台,实现 账户 互通、功能互通、流程互通和数据互通 。尤其在协同办公平台规划初期,CIO 就更需要思考当下的软件选型,演绎出未来的融合规划。



趋势 05

中小企业选择 SaaS 平台降低成本, 

大企业选择可定制部署融合业务


市面上大部分 SaaS 工具或软件已经能标准化大部分企业的管理流程和信息化需求,这也使得 中小企业在数字化转型的门槛和代价都变得非常低 ,仅支付按用户使用的成本,就能得到简单好用的工具和办公体验,不用考虑软件部署和设备购买,就能即时实现企业上云。

 

大企业在打造云端协同办公的模式中,需要考虑多个部门的使用习惯,更要考虑现有系统和自身复杂的业务流程,因此,大企业在选型的过程中强调对选购软件的可定制化以及自主可控,同时要实现功能和流程的定制、系统接口的开放、业务数据的安全打通。因此, 可定制+可融合业务成为了大企业选型的重点



趋势 06

企业更愿意付费获取高服务价值的

协同软件,逐渐替换免费软件的使用


免费已经不是企业对协同办公软件使用的首选因素, 功能强大、提升员工的办公体验、可持续更新迭代、问题的响应速度和解决服务保障 是企业选择协同办公效率工具更重要的考量指标。通常企业目前对单个员工的协同办公工具的投入成本大约在 600~3000 元 / 年不等,这相对企业的用工成本占比非常低,但却可以极大提升企业整体的协同办公效率,因此对于员工协同办公生产力工具的投入对企业长远的发展速度而言是一笔非常重要的投资规划。



趋势 07

企业效率取决于是否能将 多个

协同办公 产品 灵活且标准的耦合在一起


随着数字化办公普及以及 SaaS 软件成本的逐步降低,企业越来越多采购不同用途的协同办公软件,OA、IM、ERP、网盘等都成为了办公的标配。虽然生产力工具丰富且强大了,但各软件之间账号不同步、数据难互通、办公孤岛等成为企业面临的新难题。作为企业的管理者或 IT 负责人需要考虑如何 将多个协同办公软件灵活且标准地耦合在一起,形成统一的协同办公管理平台,满足实际业务场景和流程需求 ,这将在很大程度上决定了协同办公效率最终的质量。



趋势 08

大型国企和政府事业单位开始拥抱

在线协同办公,并更多与社会进行协作


在线协同办公软件已经突破了行业和组织性质的限制,越来越多的 国有企业更为关注在线办公效率,希望通过协同办公软件实现组织内部的提质增效 。而且往往因为组织和员工数量庞大,部署协同办公平台后效率得到明显提升。同时政府及相关部门也深入数字化转型,智慧城市、数字政务等都成为各地平台建设的重点。 政府及相关部门尤其重视如何丰富办公场景和互联网服务手段,通过协同办公软件更高效地与社会外界开展协作 ,开放更多的信息查询和线上窗口服务。



趋势 09

资本开始青睐开放性强,

且有较高技术壁垒的协同办公软件


2020 年在资本以及疫情的催化下,属于企业服务赛道的协同办公软件无论在国外还是国内都备受追捧。其实很多优秀的协同办公产品都经历了长期的产品打磨和企业客户积累,也因为技术壁垒和大量用户沉淀很难被抄袭或复制,因此市面上可选择的优秀投资产品屈指可数。2021 年,企业服务的投资方不仅会关注产品的功能强大,更会 关注那些开放性强,连接性好,能够与其他办公平台融合的协同办公软件 ,只有这类产品才能得到企业和资本的青睐,才能在企业服务的长跑中最终成为赢家。



趋势 10

国产自主研发的协同办公软件

将逐步成为国内企业的首选


随着国内企业高度依赖网络而产生了大量的互联网办公需求,这些需求驱动了 国内自主研发的协同办公软件的快速发展,同时展现出了独特的业务价值和产品优势 :一是国产软件的功能及性能跨越式发展,达到甚至远超国外软件的使用效果;二是国产办公软件厂商对国内企业的办公习惯和使用诉求有更加深入的理解,研发出来的产品更能对中国企业的办公痛点进行“精准打击”;三是高科技软件容易受国际局势因素干扰,软件国产化已经上升到国家的科技战略。国产自主研发的协同办公软件安全可控,能够让企业将发展命脉牢牢掌握在自己手中,不受外界因素的干扰。


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