这20条在线协同办公技巧,每一条都值得尝试
2020-09-10 10:35:09
LuLu
  • 访问次数: 52
  • 注册日期: 2019-06-12
  • 最后登录: 2020-10-29
  • 我的积分: 175
  • 门派等级: 玄清 等级1 居士

这几天看了“哈佛企业学习”出品的《远程协作》课程,里面的内容既适合远程办公,也适用于日常沟通。

结合自己的一些经验,整理成文,希望对大家有所帮助。

01 形成团队共识

几点开会,几点提交策划,提前说清楚,大家心中有数。

例如我们团队,定期每周日晚上开会,日常每天晚上 9 点以后沟通。

02 沟通要具体

不能假定他人什么都知道,一定要保证每个人对会议内容和要求都理解到位。

例如我们会在每次开完会后,要求大家将「上周完成情况」和「本周计划」写在石墨文档中,并注明每个事项的截止日期,我也方便及时跟踪进度。

03 少进行信息轰炸

因为每发一条信息,都相当于你冲进了对方的房间。

最好的情况是,一条信息就说明清楚要点。比如:

XX,这篇文章的修改意见包括三点:1.…2…3…

而不是:

· 这里改改。

· 对了,还有这里。

· 忘了,还有这里。

这一点我也做得不好,以后改进。

04 要懂得庆祝

如果是现场办公,那很好办,完成任务、取得成绩后,大家可以聚个餐,或者订个蛋糕,一起庆祝。

但远程办公,就需要另外策划。比如发个大红包,寄一个小礼物,或者在开会时候表扬一下。总之,要有胜利的仪式感。

05 让员工参与更多

可以将部分的管理职责分给他人。

比如,让员工来主持一场会议、分享一个知识点、担任新成员的辅导员,他会更有责任感和团队荣誉感。

当然,激励措施也必须到位,否则就只是「加量不加价」,让人厌烦。

06 提前约定私下沟通时间

有些事情要单独跟一个人或两三个人沟通,不要马上就开电话会议。

如果不紧急,可以考虑先问清楚对方什么时候有空,提前约好时间。

毕竟不在公司,大家手上可能还有其他急事,比如喂奶。

07 一定要准时

既要准时的开始,也要准时的结束。

准时开始体现的是严肃性,毕竟大家作为一个团队,理应要遵守一定的规则。

准时结束体现的是负责人的自律性,因为不能准时结束,一般是领导的责任。

这也逼迫领导者要控制好自己的发言,并管理好会议节奏。

08 提前共享议程和资料

在开会前,理应告诉所有人会议的议程,如果有资料,提前发给大家。

这样可以让大家提前准备,保证会议时所有人都有话说,说到点子上。

09 限定每个议题的时间

这是保证会议节奏的重要手段,特别是针对于有多个议题的会议。

如果一个议题超时,可以考虑先进入下一个议题,最后再来讨论这个棘手的问题。

最好有一个计时员,专门控制。(是不是有点像「无领导小组讨论」)

10 提前澄清限制条件

很多议题都有它的限制条件,如果没有提前说清楚,很容易导致无用功。

常出现的限制条件有:截止时间、预算上限、配备人手。

11 不要垄断发言机会

对于会议组织者来说,一定要清楚: 这是群策群力的场合,不是个人演讲的舞台。最好把更多的时间,留给他人。

可以考虑采用的方法:让每个人轮流发言,或者问“还有其他想法吗?”。

如果看到有人张开嘴巴,或者身体前倾,可以问问他是不是有什么要补充的。

12 控制现场的气氛

有时候会出现互相攻击的情况,这时候必须站出来调节,否则就会变成批判大会,或撕逼大会。

常用的方法是:

  1. 跳出来看问题。比如两边都抱怨互相不配合,那跳出来看,这件事的目的是什么,达成后对双方的好处。
  2. 换个角色讨论。让双方互换角色,说明如果是自己是对方,会怎么来操作。
  3. 暂时搁置。如果实在激烈,就暂时先跳过,会后再单独沟通。

13 安排唱反调的人

很多会议上,会出现「假一致」的情况,就是大家即使有不同意见,也会不作声。

这时候,可以提前安排一个人专门唱反调,提出质疑。有了这个角色,其他有意见的人也会站出来表达看法。

因为,勇气会传染。

这20条在线协同办公技巧,每一条都值得尝试

14 委婉地提意见

为了不让意见过于锋芒毕露,可以考虑「提醒法」,例如:

  • 我们有想过另外一个方法吗?
  • 有人提到过……吗?
  • 有没有必要了解一下……?

或者也可以适当使用「太」和「有点」:

  • 我不「太」认同这个评估。
  • 我「有点」质疑这个假设。

15 困惑时要表达出来

很多时候,会议内容跟我们的业绩息息相关,如果不清楚,就一定要搞懂,否则之后做事很容易南辕北辙。常用句式是:

  • 不好意思,刚刚那个我不太明白。
  • 我好像没有跟上,那个是什么意思。
  • 抱歉耽误大家时间,请问XX究竟是指什么?

16 说感受会让他人好受

有时候表达观点攻击性很强,我们可以考虑将其转换为感受。例如:

你对我很无礼。

如果换一个表述:

刚刚分享方案时,你插话进来,让我「感觉」你不是特别尊重我。

这样似乎会好一些。

17 适当增加虚拟团建

在正式开会前,可以有一小段交心时间。比如谁最近房子装修怎么样,谁上次的旅行怎么样。

这些对话,表面上看对工作没有帮助,但可以让团队成员建立更强的情感链接。

18 书面沟通对内向者更有效

如果团队里有比较内向的成员,可以适当避免电话联系,更多用微信或邮件沟通。

这样他们会更自如一点。

19 建立一套共同的语言体系

比如大家到位时,在群里打个「1」;同意一个意见,会说出来「同意」。

这套语言体系可以帮助团队提升沟通效率。

20 不要忽视一对一沟通

有些重点工作,虽然在会议中已经分配下去,但也不能忽视私聊。私聊有两个好处:

1.了解清楚困难点。这些对方可能会因为各种原因,不好意思在会议中提出来,但会显著影响项目进度。

2.增加信心。让他感受到有你的支持,会更有动力。例如之前我的领导一句话,真的让我热泪盈眶——“曹将,有问题就提出来,这是我们共同的项目,理应共同去面对。”


最后总结一下:

  1. 形成团队共识
  2. 沟通要具体
  3. 少进行信息轰炸
  4. 要懂得庆祝
  5. 分享团队的领导力
  6. 让员工参与更多
  7. 提前约定私下沟通时间
  8. 一定要准时
  9. 提前共享议程和资料
  10. 提前澄清限制条件
  11. 不要垄断发言机会
  12. 控制现场的气氛
  13. 安排唱反调的人
  14. 委婉地提意见
  15. 困惑时要表达出来
  16. 说感受会让他人好受
  17. 适当增加虚拟团建
  18. 书面沟通对内向者更有效
  19. 建立一套共同的语言体系
  20. 不要忽视一对一沟通

以上便是自己的学习心得。

大家对开会有没有什么心得,欢迎分享。


来源:曹将的职场笔记