复工复产后,风口上的协同办公怎么样了?
2020-09-15 11:34:50
LuLu
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编者按:本文来自微信公众号“深响”(ID:deep-echo),作者:鸿键。


核 心 要 点

  • 随着疫情缓和,协同办公工具的讨论热度也在下降,但舆论热度并不等于产品在实际应用中的热度。

  • 协同办公工具有效助力了企业项目和疫情防控,其既是重要的办公工具,也在重塑已有的工作方式。

  • 数字经济已成主流,年轻的数字工作者是未来职场主力,企业需要通过数字化转型营造高效的企业文化,移动办公将成为常态。

在疫情逐渐缓和的日子里,是时候重新看看协同办公的未来了。


两个多月前,因为疫情无法返工的情形还历历在目:假期过后,分散在各地的上班族穿着睡衣,在家开始了远程办公,巨大的流量涌向协同办公工具,导致钉钉、企业微信在开工第一天出现了不同程度的不稳定。根据钉钉提供的数据,2月3日,有近两亿人开启在家办公模式。


随着远程办公成为主流,协同办公工具也呈现出爆发式增长:飞书以免费开放的姿态进入高速增长的市场中,钉钉、企业微信冲上App Store前三。


疫情期间,社交媒体上常有“哪个协同办公产品比较好用“的讨论。


除了新“BAT“,华为也在加码企业协同办公赛道。3月初,任正非在与WeLink团队座谈中曾提出:WeLink要成为中国最大的企业业务办公平台。不过,随着疫情防控取得成效,企业陆续复工复产,在家办公不再是主流。在这个时间节点上,关于协同办公的讨论热度也在下降。


问题随之而来,当远程办公不再是常态,协同办公的未来是什么?

协同办公改变了什么

协同办公的好处,很多人已经体验过了。受疫情影响,团队无法线下办公,沟通障碍多。得益于协同办公产品,团队实现了即时的信息共享和同步,让工作得以正常展开。


对于许多人来说,如果没有疫情,他们可能不会这么快接触到协同办公产品。特殊时期,远程办公成为主流,协同办公产品迅速变成刚需,也得到了接触新用户的机会。


“之前从没用过,但现在每天都要用它们打卡、填表、收集信息”,一位用户曾对「深响」如此反馈。今年,他成为了协同办公产品的新用户,使用之后发现体验不错,未来将继续用下去,这是协同办公在疫情之下获得新用户的典型代表。在打卡、填表、收集信息等基础功能之上,协同办公产品也为团队项目的推进提供了莫大助力。


以笑果文化为例,受疫情影响,脱口秀演员们无法在线下录制,观众也无法去现场观看,在这种背景下,如何找到合适的方式将这一十分重线下体验的表演形态转移到线上,非常考验工具的选择和使用。


笑果文化尝试了疫情期间快速发展的飞书:诞生于笑果工厂的播客节目《车间访谈》改为直播形式,主持人和脱口秀演员通过飞书的视频会议功能完成了直播试水,解决了线下无法正常录制的痛点。这是协同办公在疫情期间发挥实效的典型代表,通过协同办公产品,社会各界的不同组织能在不直接接触的情况下实现信息的收集、流通和共享。


除了笑果文化,疫情期间,还有多家银行、高校、企事业单位通过协同办公产品实现了线下业务的平稳过渡,甚至有部分医院将一些门诊服务都挪到了线上。比如国家税务总局青岛前湾保税港区税务局用协同办公产品实现组织健康管理的在线化、数字化;南方医院的3个专家在疫情期间借助协同办公产品,为医生进行在线问诊及新冠肺炎治疗的相关培训等。


整个社会的基础服务保障在疫情期间得以平稳运行,协同办公产品功不可没。除了基础的沟通和信息收集,协同办公产品们更深入到了团队协作的环节,例如在笑果文化的尝试中,脱口秀演员写稿、读稿试演、讨论和修改都在飞书的协作文档和视频会议上进行。从这个案例可以看到,协同办公产品的重要价值是让分散的团队成员实现远程项目协作和管理,这对于排期已定的项目、尤其是需要紧急上线的项目而言至关紧要。


不止是中小团队,疫情期间,一些上亿的项目也是通过协同办公完成落地。比如今年春节免费请全国人民看《囧妈》的意外操作,据字节跳动介绍,从联系影业公司、谈判价格、确定签约,到产品专题页研发、在线观看压力测试,整个过程只花了36小时,其中大部分工作是通过飞书在线上联动完成。


由于协同办公产品在特殊时期有效助力了企业项目的推进和防疫工作,大众对其关注度陡然上升,相关“风口论”冉冉升起。不过,新鲜期过后,舆论场对协同办公的讨论热度已经下降,但舆论热度不等于协同办公产品在实际应用中的热度。


深入了解协同办公的本质不难发现,对协同办公的讨论本质上是对工作方式的讨论,协同办公在疫情期间成为全员通用工具有特殊时期的窗口效应,但从工作效率提升的根本目的出发,事实上,协同办公正成为人们愈加重要的办公工具,并重塑已有的工作方式。

不是风口,是趋势

比起“刚需”的定义,协同办公工具代表的其实是更贴合时代的工作方式。


对于协同办公产品的使用者来说,工具可以替代,但由工具形成的工作方式会重新塑造企业、组织、机构的办公。以工作中最常遇到的场景“开会”为例,许多人都对此颇有怨言,大多数抱怨都有共同指向:拖沓、效率低、浪费时间。开会效率几乎是所有公司的难题,典型的场景是会议上演讲人照着PPT讲,但PPT涵盖的内容有限,信息传递效率依赖演讲人的水平,台下的人只能被动听报告。


为了提升开会效率,亚马逊创造了独特的会议方式,大致流程是禁用PPT,主讲人会前准备一份“六页备忘录“,会议开始时将其分发到与会者手中,与会者在静默阅读后,对各项信息和问题进行讨论。这一模式比传统的PPT式会议碰撞更多,效率更高。


“亚马逊会议法”充分展现了工具能在何种程度上塑造工作方式,随着协同办公产品的出现,会议效率的提升也有了进阶的解法。比如,一向强调工具重要性的字节跳动,便基于飞书在内部普及了新的开会方式”飞阅会“,所谓”飞阅会“是会前先用协作文档完整记录下会议要讨论的议题,文档会被发到日历自动创建的会议群里。在会议开始的15至20分钟,与会者先共同默读会议议题、并在协作文档上标注和评论。在所有人对会议的内容和问题心中有数后,开始下一阶段的互动讨论,进而形成结论去落实。


相比低效的演讲式会议,“飞阅会“的讨论聚焦于文档中内容和问题,不容易跑题;互动和问答完整记录在协作文档中,便于会后复盘和分享,整体来看效率更高。


“飞阅会“的产品支撑是包含协作文档和视频会议等功能在内的飞书,也就是说,类似“飞阅会“的新型会议模式,只要参会人使用协同办公工具便能实现。


对任何企业或组织而言,提高效率是共同目标,这意味着协同办公工具有长期价值。无论是亚马逊的”六页备忘录“还是字节跳动的”飞阅会“,本质上都是通过使用办公工具改变办公方式,提升办公效率的行为。有意思的是,主动寻求办公方式改变的亚马逊和字节跳动,都属于数字经济范畴,这一定程度上反映了产业的趋势。


据IDC发布的《未来企业效率白皮书》,到2022年,全球GDP的60%以上将是数字化,每个行业的增长都是由数字化增强的产品、运营和关系驱动。与传统工业社会形成的工作方式相比,数字经济的运转模式对工作方式提出了更高要求,IDC在白皮书中提到,传统的工作模式需要进一步适应数字化转型带来的数字化工作方式。


从这个角度来看,随着数字经济已成为主流,数字化转型成为企业的核心战略,协同办公便不会是特殊窗口期下的临时之选,对相关工具的使用将持续贯穿在产业升级的进程中。

用协同办公“抓住”新生代

人始终是历史进程的实施者。IDC在报告中指出,在数字化转型中,以千禧一代和Z一代为代表的年轻人是参与主力。


目前,千禧一代和更年轻的Z一代陆续进入职场,在互联网浪潮中成长起来的新生代天然对数字化工具更有亲近感,他们早已习惯了用社交媒体、IM工具随时随地和家人朋友沟通联系。


Polycom曾在协作技术趋势预测报告中指出,千禧一代对未来工作场所的影响最大,他们擅长使用先进的通讯技术,更倾向于通过视频进行沟通设学习。调查显示,78%的千禧一代受访者认为技术会使他们的工作更有成效,希望在工作场所拥有媲美日常生活的沟通协作体验。


IDC指出,到2025年,以千禧一代和Z一代为代表的数字工作者将占70%以上,成为全球劳动力的主要组成部分。


新生代是撑起企业未来发展的核心群体,很难想象,这些用惯了新潮互联网产品的年轻人如何忍受传统办公系统的陈旧和冗杂。如果企业无法提供具有吸引力的协同工作体验,在人才招聘上也会失去竞争优势。


良好的协同办公体验是“抓住”新一代工作者的必要手段,而新一代工作者数字化需求大多集中在:超越传统办公室场景,实现随时随地沟通协作、并减少重复劳动。


超越传统办公室场景意味着,在未来工作空间中,工作不再局限于写字楼、会议室等空间,移动办公将成为常态。


不过,由于团队协作的需求仍在,怎样将有形办公室形成的协作模式,转成无形无边界的协作模式,考验着协同工具们的产品设计能力。行业通用的解决方案是通过即时通讯、视频会议、在线文档等营造共同协作环境。国内农贸SaaS服务商早在2月2号就开始复工,他们尝试用飞书“线上办公室”语音实时沟通,来还原办公室工作场景,进行协同。在实践效果上,菜小秘的CEO吴敏曾表示,远程办公期间,管理层每周六会用“线上办公室”进行实时脑暴会,周一是全员正常的视频例会,例会有固定主题,但在“线上办公室”会更即时、更发散一些。


值得注意的是,虽然协作工具能在具体工作上提高效率,但重复劳动的现象仍然突出。由于协作工具众多,每个人都有自己的使用偏好,一个项目中可能出现六七种协作工具,团队沟通、对齐存在困难。工具磨合会产生额外的时间,工具的分散不统一,则会造成信息无法沉淀,团队、企业知识资产无法管理。


市场上的主要协同办公产品钉钉、企业微信、飞书、ZDOO等都提供了综合的解决方案。可以看到,在产业升级和新生代数字工作者进入职场的背景下,工业化时代形成的工作方式亟待改变,而疫情只是加速和放大了改变的发生。


从这个意义上来说,协同办公产品最终比拼的是对新一代办公方式的理解,目前正在激烈厮杀的协同办公产品背后,哪家公司对新一代办公方式的理解最透彻,谁就能时代产业转型的红利。


LuLu 最后编辑, 2020-09-15 11:36:04